Корпоративная карта на общественный транспорт: расход компании или социальная льгота сотрудника?

Многие компании сейчас покупают проездные карты для сотрудников, я часто слышу вопросы от моих клиентов, что можно списать, а что нет.

➡️ Ответ такой:
Налоговый режим по использованию зависит не столько от самой карты, сколько от того, для чего она предоставлена и как оформлена

➡️ Разберем на примере моего клиента:
Компания покупает одну карту на общественный транспорт. Ею по очереди пользуются сотрудники, когда в рабочее время им необходимо съездить за материалами для обслуживания торгового центра.

➡️ Возникают два вопроса:

❓ Это социальный расход или доход сотрудника?

❓ Может ли компания признать стоимость карты своим расходом?

❣️Если карта используется для рабочих поездок
Например сотрудник ездит за материалами, документами или другими необходимыми для работы вещами - расход не является социальной льготой

Почему?

Статья 294, п. 3 Кодекса труда предусматривает в качестве социально-бытовой льготы транспортное обслуживание работников от места жительства до места работы и обратно

Поездка сотрудника в магазин или на склад за материалами для компании имеет совершенно другую цель: это выполнение служебных обязанностей
В этом случае расходы на транспорт не являются социальными расходами, предоставленными сотруднику в натуральной форме

❣️Это означает:
у сотрудника не возникает налогооблагаемого дохода только из-за того, что компания предоставила ему карту для служебных поездок

❣️Когда такой расход признается расходом компании?
Здесь ключевое значение имеет документальное подтверждение

Согласно ст. 10, ал. 1 ЗКПО, бухгалтерский расход признается для налоговых целей, если он
документально обоснован первичным бухгалтерским документом, который достоверно отражает хозяйственную операцию
расход связан с деятельностью компании

Поэтому если компания может доказать, что карта используется исключительно для служебных поездок, расходы могут быть признаны для целей корпоративного налогообложения

❣️Что делать, если одной картой пользуются разные сотрудники?
Вот здесь начинается любимая часть бухгалтерии: внутренний контроль, потому что «ну они же ездят по работе» для налоговой проверки является несколько менее убедительным аргументом, чем журнал учета

❣️ Если одна карта передается разным сотрудникам, рекомендуется вести внутренний учет:
❣️кто получил карту
❣️ дата и время использования
❣️ цель поездки
❣️ куда и зачем ездил сотрудник
❣️ при необходимости подтверждающие документы

Например, можно вести простой журнал использования карты

Так компания сможет подтвердить, что расходы действительно связаны с ее деятельностью

❣️А если учета нет?
Если невозможно доказать, что карта использовалась именно в интересах компании, возникает риск того, что расход не будет признан для налоговых целей
В таком случае бухгалтерский финансовый результат необходимо будет увеличить на сумму непризнанного расхода в соответствии с правилами ЗКПО

➡️А если компания покупает карты всем сотрудникам для поездок «дом — работа — дом»?
Это уже совершенно другая ситуация.
Статья 294, п. 3 Кодекса труда прямо относит транспортное обслуживание от места жительства до места работы и обратно к социально-бытовым льготам

Если социальная льгота предоставляется на условиях, соответствующих требованиям законодательства, она может квалифицироваться как социальный расход, предоставленный в натуральной форме

Вывод 🦉бухгалтера:
Ключевым фактором при признании расходов по корпоративным картам является система учета и документального подтверждения целей использования, а не сам факт выдачи карты.

Записки бухгалтера в Болгарии
Разбираем болгарские налоги и бухгалтерию на нормальном человеческом языке. Хотя законодательство активно сопротивляется.